GiangBLOG: Viết Email Thế Nào Vừa Hay Lại Vừa Chuẩn

        

Trong xã hội công nghệ hiện đại, con người chúng ta đã không còn cần tới bồ câu để đưa thư hay những anh bưu tá. Chúng ta đang nắm trong tay tốc độ của Internet và thời gian tính bằng mili giây của Facebook, Gmail và Yahoo…Chúng ta đã và đang ứng dụng các phương thức giao tiếp như SMS, Điện thoại, Mail…vào công việc hằng ngày và thúc đẩy lợi ích để công việc của chúng ta nhanh hơn, hiệu quả hơn.

Nhưng trong xã hội hiện tại, có cơ số sinh viên “ở trên núi xuống” không biết nhắn tin SMS, gọi điện hay viết một Mail đúng qui cách. Đồng ý rằng các sinh viên tu luyện trên núi ấy biết dùng Facebook để chát, biết dùng Gmail để mail nhưng những mail của bạn ấy viết nó như thế này:

“Gửi anh, em gữj cho anh bẻn thẻo hợp CU để anh diệt ạ.”Hay SMS thế này “Chjeu nai anh o truong mot minh”

   

Tiếng Việt là ngôn ngữ dễ sợ nhất trên thế giới, vài dấu đạt sai vị trí, vài kí tự thêm vào sẽ được dịch với ý nghĩa khác 100%.

Như SMS trên ý tôi muốn viết là “Chiều nay anh ở trường một mình”. Nhưng người đọc có thể hiểu là “Chiều này anh Ở Truồng một mình”

Bạn thấy chứ, việc đúng chính tả, đúng qui cách sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn, người khác sẽ tin tưởng bạn nhiều hơn trong công việc. Xin nhấn mạnh là trong công việc, vì bạn có thể nhắn không dấu, viết mail phong cách teen với bạn bè của mình.

NHƯNG LÀM ƠN ĐỪNG MANG NÓ VÀO CHỐN CÔNG SỞ

Dưới đây là 7 nguyên tắc viết mail được sưu tầm từ những bậc cao nhân của thế kỉ trước. Nhưng những nguyên tắc này còn hữu dụng đến ngày nay.

Qui tắc 1: Hãy xem độ dài mail của bạn

Hãy “đo-ni” mail của bạn phù hợp với người nhận mail. “Chúng ta là gì chính là kết quả của những gì chúng ta nghĩ” – Abraham Lincoln

Nhà tuyển dụng hay đọc chắc chắn sẽ không đọc nổi một bài diễn văn gần 1000 chữ trong mail của bạn, vì họ rất bận. Nếu bạn có nhiều điều để nói thì vui lòng viết nó ra thành một tệp rồi đính kèm theo mail của bạn. Độ dài tiêu chuẩn của một mail dài khoảng 200-350 từ để người đọc có thể đọc nó trong vòng 1 phút. Mỗi ngày, trung bình mỗi người nhận được khoảng 30 mail tất cả các thể loại. Nên họ sẽ rất ngán đọc mail của bạn khi nó quá bài. CÔ ĐỌNG-NGẮN GỌN nhé bạn.

Qui tắc 2: Chỉ gửi những thông tin mang tính khuyến khích động viên nếu bạn đang thực hiện những gì bạn nói.

“Thật vô ích để đi đến bất cứ nơi đâu để truyền đạo trừ khi con đường chúng ta đi là việc truyền đạo”– Thánh Francis

Khoảng 65% người đi làm và nhân viên văn phòng gặp stress vì những áp lực của công việc. Vì thế, một dòng động viên trong mail của bạn sẽ giúp họ vui tươi hơn đấy. Và khi họ cảm thấy yêu đời hơn từ mail của bạn thì họ sẽ cho bạn thăng lương. Yêu thương trao đi không bao giờ là sự mất đi cả, đó là một sự tràn đầy. Yêu thương bạn trao tặng, có nhưng hãy nhớ rằng chỉ là những lời sáo rỗng nếu bạn không ứng dụng nó vào chính cuộc đời của bạn. Không một ông sếp cao có, tiêu cực lại có thể truyền cảm hứng cho một nhân viên của mình qua một câu nói được.

Câu nói tích cực + Sếp tích cực = nhân viên được truyền động lực.

Qui tắc 3: Trước khi nhấn nút Send hãy đọc kĩ lại mail và suy nghĩ: Nó đã đủ ý, đủ tử tế hay cần thiết hay chưa?

“Mọi vấn đề đều tồn tại trong đó những hạt giống có thể phát triển thành cách giải quyết, nếu bạn không có vấn đề gì, bạn không có bất kỳ hạt giống nào” -Norman Vincent Peale-

Qui tắc 4: Trước khi bạn gửi email về một vấn đề nào đó cho người khác giải quyết, trước hết bạn hãy tự mình cách giải quyết.

“Những nghi ngờ của chúng ta là những kẻ phản bội, và chúng ta mất đi những điều tốt mà lẽ ra chúng ta đã giành được do chúng ta dám thử sức” – Wiliam Shakespeare

Bạn có đang than phiền vào ngại khó? Những email cầu cứu, nhờ vả của bạn đang lấy đi năng lượng của người khác đấy? Và bạn có muốn người khác lấy hết giờ của bạn, lấy hết sức của bạn? Không đúng không. Bạn hãy tự mình giải quyết vấn đề của mình, khi bế tắc, khi không thể làm gì nữa thì hãy hỏi ý kiến đồng nghiệp của mình.

Nhớ là Hỏi Ý Kiến chứ KHÔNG NHỜ VẢ. Vì mọi chuyện đều có cách giải quyết, và khi giải quyết được bạn sẽ lớn lên.

Qui tắc 5: Email của bạn có thể được chuyển tiếp và cuối cùng gửi cho nhiều người-hãy đảm bảo rằng những gì bạn viết, bạn nói cả thế giới có thể đọc được.

“Hãy đánh giá mỗi ngày không phải bằng bạn thu hoạch được gì mà là bạn gieo trồng được những gì”-Robert Stevenson

Đã từng đọc một mail như thế này:

“Tối qua đi chơi với anh, em cảm thấy rất vui và hạnh phúc. Chiều nay anh có thể đến chở em đi chơi không? Em biết anh rất bận nhưng em chờ anh đó. Sẵn tiện anh thông báo cho cả team chiều nay 3 giờ họp nhé anh”-Mail của một nhân viên cũ trong team làm việc của tôi.

Bạn nghĩ sao nếu tôi không soạn lại mail và chuyển tiếp nó cho cả team biết?

KHÔNG BAO GIỜ NÓI CHUYỆN CÁ NHÂN TRONG CÁC MAIL CÔNG VIỆC

Qui tắc 6: Hãy tạo ra những email là sứ giả mang đến của cơ hội.

Hãy hỏi chính bạn: Họ cần những thông tin cụ thể gì? Khi nào tôi cần nhận câu trả lời? Câu trả lời tôi cần là gì?

Qui tắc 7: Email của bạn gửi một thông điệp về chính bạn.

Bạn có bận tâm về lỗi chính tả? Có phải biên tập lại và loại bỏ những thứ không cần thiết? Email này nói gì về bạn? Và bạn muốn nói nó như thế nào?“Chúng ta hoặc là làm chính chúng ta đau khổ, hoặc là là chúng ta mạnh mẽ với lượng công việc như nhau” – Carlos Castaneda

Khi viết, tôi thường hay viết sai chính tả. Các bạn có thể nhận biết điều này vì tôi gặp vấn đễ về nhận diện ngôn ngữ. Bác sĩ bảo là do não thôi hoạt động quá nhanh nên khi viết từ thái độ thì tôi thường viết thành “thộ”. Nên việc biên tập lại một bài viết hay mail của tôi rất cực khổ, nhưng vẫn có sai sót. Bạn có khả năng hơn tôi, nên hãy đọc lại mail của mình nhé. Đừng để người đọc dịch sai mail của bạn hay là không hiểu bạn nói gì.

Cuối cùng, tôi chỉ muốn nhắn nhủ với các bạn là Mail giúp ích cho chúng ta trong công việc và các mối quan hệ. Nhưng chúng là phương tiện chứ không phải giao tiếp.

Chúng ta đừng quá sa đà vào việc chát hay email mà quên đi những người bạn, những người thân, những người đồng nghiệp mà chúng ta gặp hằng ngày. Email chỉ để rút ngắn trở ngại về khoảng cách, đừng để nó kéo ta xa bạn bè ta. Hãy gặp mặt, bàn bạc, trò chuyện để chúng ta xít lại gần nhau.

                                                                                                            Nguồn: 8morning